SISTEMA ERP - Enterprise Resource Planning

SISTEMA ERP

Enterprise Resource Planning

Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Un ejemplo claro lo tenemos en ONYX ERP, que además de ser un programa de gestión para PYMEs, está integrado con el programa de contabilidad ONYX FINANCIALS, con el programa de control de procesos de calidad ONYX CALIDAD, etc. Los datos se dan de alta sólo una vez y son consistentes, completos y comunes.

El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costes.

Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc...

Hoy día el mercado ofrece 2 grandes grupos de soluciones de software para las necesidades de las empresas.
Una de ellas es la que da soluciones con un software especializado para determinada industria, y responde a necesidades puntuales. Éstos son los ERPs VERTICALES.

La segunda es el tipo de software que sirve para la administración de cualquier empresa y tiene posibilidades de configuración que permite personalizar la solución para un determinado caso. Éstos son los ERPs HORIZONTALES. 

Historia:

os programas de planificación de recursos empresariales, o ERP, pueden parecer un invento moderno. Sin embargo, sus orígenes se remontan a más de 60 años atrás, prácticamente en la “prehistoria” de la informática. Veamos cómo se originó este software que cada vez es más popular entre las empresas.

Como comentamos en otro artículo, los ERP están presentes actualmente en la mayoría de las grandes empresas y cada vez más en las pymes. Sin embargo, contar con un software planificador de recursos empresariales es un "lujo" muy reciente, ya que hace apenas veinte años solo estaban al alcance de las grandes multinacionales y tenían unas funciones bastante más limitadas que los programas que conocemos actualmente. ¿Pero quién inventó el ERP? ¿Cuál fue el origen de estos programas de planificación? La siguiente cronología repasa los principales hitos en la larga historia de los ERP.

1950: como tantas otras innovaciones, los ERP fueron un invento militar. A finales de la Segunda Guerra Mundial, el ejército de Estados Unidos empezó a usar programas informáticos para gestionar las complejas tareas de producción y logística del esfuerzo bélico. Aplicarlos a la industria era aún inviable porque solo las instituciones militares tenían computadoras en esta época. Sin embargo, dichas aplicaciones de planificación militar se consideran el origen de los actuales ERP.

1960: la aparición de las primeras computadoras comerciales para empresas marcó el inicio de una nueva forma de gestionar la información en los negocios. En esa época, lo habitual era que el software básico se entregara con la compra del hardware, aunque luego se podían contratar desarrollos a medida para adaptarlo a las necesidades de cada compañía. De esta forma llegaron a las empresas las primeras aplicaciones básicas BOM (Listas de Materiales, en inglés) o los ya más sofisticados software IMC (Gestión y Control de Inventarios, en inglés), que adaptaban al mundo civil las herramientas de planificación desarrolladas por los militares en la década anterior. En este periodo también empezó a resultar evidente que vender programas podía ser un excelente negocio y surgieron las primeras compañías dedicadas a desarrollar software.

1970: en una época caracterizada por la incipiente escasez de ciertas materias primas como el petróleo, hicieron su aparición los programas MRP (Planificación de Necesidades de Materiales, en inglés). A diferencia de las aplicaciones de la década anterior, eran capaces de controlar no solo dónde y cómo se usaban los materiales, sino también de prever cuándo iban a ser necesarios y en qué cantidad. Por eso los MRP se consideran los antecesores más directos de los ERP, aunque seguían estando enfocados sobre todo a la planificación y el control de la producción. En esta década también se fundaron la mayoría de los proveedores de ERP que conocemos actualmente, como SAP (1972), J.D. Edwards (1977) o Baan (1978).

1980: los programas que usaban las empresas para planificar su producción evolucionaron para empezar a incluir otros ámbitos además de las materias primas. Pasaron a denominarse MRP-II (Planificación de Recursos de Producción) e introdujeron algunos aspectos financieros como el coste de adquisición de las materias primas, el coste de la mano de obra, los costes logísticos, etc. Los MRP fueron el origen de algunas compañías nacidas en esa época que luego se especializaron en el desarrollo de ERP. Por ejemplo PeopleSoft, creada en 1987 y adquirida posteriormente por Oracle (al igual que la más antigua J.D. Edwards). Otras compañías evolucionaron hacia el negocio los ERP a partir de la elaboración de programas financieros, como es el caso de la firma Sage, que fue fundada en 1981 en pleno "boom" de la informática.

1990: es la década en la que nace el ERP tal y como lo conocemos hoy. Se atribuye a la consultora Gartner haber acuñado el término "ERP" (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, en inglés) para definir los nuevos programas de planificación empresarial que llegaban al mercado y cuyo alcance superaba ampliamente los ámbitos tradicionales de la fabricación y las finanzas, por lo que no tenía sentido seguir llamándolos MRP. Según este enfoque, más que un sistema de planificación, un ERP consistía en un sistema de información con la capacidad de respaldar las decisiones tomadas en cualquier área de la compañía. Por lo tanto, ya no se trataba de software exclusivo para empresas de fabricación, sino que podía ser utilizado por negocios de cualquier tipo. Este cambio de paradigma coincidió con la aparición de nuevas empresas de software que desarrollaban ERP alternativos a los grandes fabricantes, como la española Solmicro (fundada en 1994).

2000: los ERP se popularizaron y empezaron a integrar funciones que hasta entonces realizaban otras aplicaciones, como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) o la gestión de la cadena de suministro (SCM). Eso llevó a algunos autores a proponer una nueva categoría denominada "Extended ERP" o ERP extendido, para referirse a los productos lanzados en esa década, que iban mucho más allá de la planificación de la producción y las finanzas. La popularización de estos software llevó a Microsoft a entrar en el mercado de los ERP con la compra de Great Plains en 2000 y de Navision en 2002. Ambas compañías fueron el origen de su actual solución ERP Dynamics, que actualmente es el tercer gran actor que compite en el mercado global de las multinacionales de los ERP, junto con las conocidas soluciones de los fabricantes SAP y Oracle.

CARACTERISTICAS DEL ERP

1. Modular.  Permite que el cliente elija los componentes  o módulos del sistema de acuerdo a las operaciones que  desea automatizar o soportar.  Una empresa de servicios puede no necesitar el módulo que controla los almacenes y producción,  aunque sí el control de su facturación y cobranza.
2. Integral.  Esta característica es una de las grandes ventajas respecto a sistemas aislados que había décadas atrás. Es la capacidad de compartir datos entre los diferentes módulos que comprenden al ERP, logrando así la colaboración en tiempo real de sus usuarios.  Todas las áreas que conforman a un negocio están interrelacionadas, no se puede ver de otra forma, así que el sistema que las soporte debe poder funcionar de manera interconectada y al momento.  Un ERP actual al realizar una venta, además de actualizar registros de existencias y estadísticas de ventas, se espera que realice su efecto contable correspondiente.  Los procesos de “cierre” semanal o mensual, necesarios en los sistemas antiguos, prácticamente son cosa del pasado.
3. Configurable.  Esta característica permite adecuar la funcionalidad del sistema a las necesidades del negocio, SIN modificar su código.   Con esta cualidad la empresa puede adecuar su ERP al entorno cambiante de negocios, de manera dinámica.  El modificar el código, también llamado “tropicalizar” o “personalizar”, se recomienda dejar siempre como última opción para atender alguna necesidad particular.
4. Escalable. Es la habilidad del sistema para seguir funcionando de manera confiable y eficaz conforme crece la cantidad de usuarios y operaciones de la empresa.  Es decir, el ERP que se instaló para 50 usuarios y emitir 5,000 facturas/ mes, por ejemplo, deberá seguir operando sin cambios para 200 usuarios y 20,000 facturas/ mes.  En este caso solo habría que revisar y/o adecuar la capacidad de los servers (computadoras centrales) donde opera el ERP  para asegurar que tal volumen sea procesado sin problema.
5.  Auditable.  Capacidad para dejar registro y poder verificar las diversas transacciones operadas por el negocio.  Dependiendo de los procesos de la empresa, una factura tendrá asociadas la serie de transacciones que le dieron origen, desde la orden de compra del cliente, el pedido de venta, la orden de producción si se tiene fabricación, la orden de carga y salida de almacén, la remisión, hasta la factura misma.  Cada uno de estos documentos mencionados tendrá su propio no. folio en el ERP, tal que se puede comprobar posteriormente la cadena de eventos que les dio origen.  Al haber algún error de captura, los registros erróneos no se borran como tal, se crean nuevos para cancelarlos y enseguida se operan los correctos.
6. Confiable.  Cualidad para asegura que toda transacción realizada por los usuarios sea completada satisfactoriamente.  Esto incluye su recuperación aún en casos de falla de energía eléctrica.  Los sistemas ERP robustos incluyen procedimientos de seguridad para revertir transacciones que por algún motivo técnico no se pudieron completar al 100%.
7. Mejores prácticas.  Existen muchas formas de realizar un proceso o de completar una actividad por el negocio.  Al adquirir a un ERP, por robusto que éste sea, no significa que “los problemas” se acabaron.  Se debe asegurar el adoptar y aprovechar las mejores prácticas que éste incluye para verdaderamente causar el impacto positivo deseado. Los proveedores de ERPs destinan una buena cantidad de su presupuesto para asegurar que su sistema incluya y facilite la forma de trabajar de sus clientes. Un ejemplo dentro del proceso de Ventas es la autorización de las órdenes de cliente.  La empresa puede elegir imprimir y revisar cada pedido de cliente manualmente o definir las reglas y controles para que el sistema realice la tarea.  El negocio podrá tener procesos “únicos” que lo distinguen de su competencia, sin embargo, hay que ser cuidadosos y evitar llegar al extremo de que toda su cadena de valor sea particular. Esta situación frecuentemente deriva en largas discusiones sobre si “somos únicos”,  “así le hemos hecho siempre…”, etc.  de esto hablaremos más adelante.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL SISTEMA ERP

Ventajas:

-  Proporciona la integración entre la cadena de suministro, el proceso de producción y   administrativo.

- Crea bases de datos compartidas.

- Puede incorporar procesos mejorados, rediseñados: “mejores procesos”.

- Aumenta la comunicación y colaboración mundial entre sitios y unidades de negocios.

- Tiene una base de datos de software con código comercial.

- Puede proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores.

Desventajas:

- Su compra es muy costosa y su personalización aun mas.

- Su implementación puede requerir cambios importantes en la compañía y sus procesos.

- Es tan complejo que muchas compañías no logran adaptarse a el.

- Su implementación implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.

- La experiencia en ERP es limitada y asignarle personal representa un problema constante.

Los ERP en la actualidad

En la segunda década del siglo XXI, estamos asistiendo a profundas transformaciones en los ERP con el fin de adaptarlos a las nuevas tendencias tecnológicas como el cloud computing, los dispositivos móviles o el Software como Servicio (SaaS). Paralelamente, los ERP están aumentando su penetración en el mercado de las pymes, se crean soluciones cada vez más verticalizadas y se reducen los tiempos de implementación, una de las barreras que siempre han frenado la popularización de estas herramientas. Todo eso está suponiendo una importante transformación en el mercado de los ERP que plantea interesantes retos para el futuro más inmediato. ¡Aunque eso ya es otra historia que trataremos en próximos artículos!

Muchas Gracias!